Wer bekommt beim Gedanken an Buchhaltung und Steuern auch direkt Kopfschmerzen?
Falls das bei dir nicht der fall ist, beneide ich dich. Vielleicht hilft dir dieser Beitrag dennoch etwas.
An alle anderen: Es besteht Hoffnung. Nach Jahren der Prokrastination und des ewig aufgeschobenen, aber unterschwellig immer präsenten Schmerzes habe ich nun ein ganz gutes System für mich gefunden.
Beim Thema Buchhaltung für Ferienwohnungen arbeitet bislang einfach jeder anders, es gibt kein einheitliches System. Daher haben wir eine Art „Task-Force“ gestartet mit schlauen (und auch frustrierten) Köpfen, um hier endlich mal etwas Struktur reinzubringen.
In unserer Community hatten wir bereits mehrere Meetings dazu und gnun gemeinsam ein System entwickelt, das wohl bisher das am weitesten automatisierteste und „sauberste ist“.
Dies besteht aus den Komponenten:
- Lexoffice für die Buchhaltung und Bankanbindung
- Getmyinvoices für den automatisieren Import der Belege von Airbnb, Booking, Amazon usw.
- Smoobu bzw. ein Channelmanager. Nicht zwingend notwendig, aber von dort können automatisiert die Gastdaten per API-Schnittstelle exportiert werden um in Lexoffice automatisch eine Rechnung für jeden Gast zu erstellen. Sehr smart!
- Ggf. (so wie bei mir) ein externer Assistent, der / die auch das die letzte Arbeit des Verbuchens übernimmt.
- Darüber hinaus teste ich gerade das C24-Bankkonto. Dort gibt es dauerhaft 2,25 % Zinsen aud ALLE Girokonten. Außerdem eine super schicke App, bei der man sich farbige Unterkonten anlegen kann. z.B. fürs Business, Steuerkonto, Urlaubskonto usw. Bisher bin ich sehr begeisters.
Wenn dich dies weiter interessiert, in unserer Community bekommst du Infos und Video-Anleitungen dazu, wie die Auszahlungen der Portale sauber verbucht werden können usw.
Meine Erfahrung mit Lexoffice: Die optimale Lösung für die Buchhaltung von Ferienwohnungen
Wenn du, wie ich, eine oder mehrere Ferienwohnungen betreibst, weißt du sicher, wie viel Zeit und Nerven die Buchhaltung verschlingen kann. Seit ich Lexoffice nutze, hat sich das ganze deutlich vereinfacht.
Zeit sparen durch Automatisierung
Die Software vereinfacht schon einige der Aufgaben enorm: Rechnungen schreiben, Belege verwalten, Buchungen abgleichen usw. So kann ich mich mehr auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren, wie die Betreuung meiner Gäste und die Optimierung meiner Ferienwohnungen.
Schluss mit Papierkram
Papierkram ist für mich ein Graus. Ich habe eine regelrechte Papier-Phobie entwickelt 😉
Vielleicht kennst du das?
Zum Glück gehört das dank Lexoffice weitestgehend der Vergangenheit an. Die Kassenbelege scanne ich jetzt einfach alle paar Wochen mit der App ein. (Ich habe das jahrelang immer zu lange liegen lassen, aber irgendwann war der Schmerz zu groß 😉 )
Die integrierte KI erkennt automatisch den Lieferanten oder Kunden sowie die passende Buchung auf meinem Bankkonto, sodass es easy per Klick zugeordnet werden kann. Danach kann ich die Papierbelege entsorgen – ein geiles Gefühl! Ja, das ist erlaubt, da die Aufbewahrung in Lexoffice Finanzamt-konform ist.
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Ein weiterer großer Vorteil: Meine Steuerberaterin hat jetzt direkten Zugriff auf meine Buchhaltung. Das macht die Erstellung der Steuererklärung und der Umsatzsteuervoranmeldung für sie deutlich einfacher und günstiger.
Delegation der Buchhaltung
Seit kurzem habe ich die laufende Buchhaltung an eine virtuelle Assistentin delegiert. Man kann in Lexoffice einen kostenlosen Zugang für Mitarbeiter anlegen. Ich lade einfach nur noch die Kassenbelege hoch und leite gelegentlich die Mails an meinen Getmyinvoices-Account weiter (s. weiter unten), mit dem Rest habe ich fast nichts mehr am Hut.
Auch die Assistentin braucht nur wenig Zeit für meine monatliche Buchhaltung, da es durch dieses System mit Lexoffice und Getmyinvoices so weit automatisiert und vorbereitet ist. Für mich also ein No-Brainer für die Kosten, die mir dadurch entstehen. Im Gegentei: Es spart mir sogar Geld, indem ich in der Zeit Geld verdienen kann und beim Jahresabschluss spare.
Nahtlose Bankintegration
Ein weiteres sehr sinnvolles Feature ist die Möglichkeit, mein Bankkonto direkt mit Lexoffice zu verknüpfen. Alle Buchungen können easy den Bankbewegungen zugeordnet werden.
Und ich kann sogar direkt aus der Software heraus Überweisungen tätigen. Zahlungsempfänger, IBAN usw. werden bereits per KI von der Rechnung erkannt. Das spart mir nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass meine Finanzen stets im Blick sind.
Wie lernt es jeder Kaufmann: keine Buchung ohne Beleg!
Es macht also sehr viel Sinn, das Bankkonto in Lexoffice abzuarbeiten und zu sehen, dass zu jeder Buchung ein Beleg zugeordnet wird. Hierzu empfiehlt es sich natürlich dringend, ein eigenes Konto für die Kurzzeitvermietung anzulegen und alles per Karte zu bezahlen. Ich denke das ist selbsterklärend, um nicht nachher doppelt Arbeit zu haben.
API-Integration mit Smoobu und anderen Tools
Was Lexoffice für uns Ferienwohnungsbetreiber besonders attraktiv macht, ist eine mögliche API-Schnittstelle zum PMS-System Smoobu. Diese haben wir gerade in unserer Fewo-Community entwickelt.
Dadurch können die Daten meiner Gäste automatisch zu Lexoffice exportiert werden, und für jeden Gast wird automatisiert eine Rechnung erstellt. Dazu kommt die Anbindung an getmyinvoices.com, was es ermöglicht, Belege von Airbnb, Booking.com, Amazon und anderen Plattformen direkt ins System einzuspielen. Diese Belege werden dann relativ simpel den Buchungen auf dem Bankkonto zugeordnet – Die Technik macht es möglich! 🙂
Auszahlung und Provisionen von Booking und airbnb sauber verbuchen
Dank dieses durchdachten Workflows kann ich auch direkt die Einnahmen sowie die Provisionen der Buchungsportale separat verbuchen. Das führt zu einer saubereren Buchhaltung und einem stressfreien, günstigeren Jahresabschluss.
Guter, deutschsprachiger Support bei Lexoffice
Da Lexoffice ein deutsches Unternehmen ist, gibt es auch einen recht kompetenten Support per Mail oder Telefon. Auch ein nicht unwichtiger Aspekt, wie ich finde.
Meine Empfehlung
Wenn du ebenfalls Ferienwohnungen betreibst, kann ich dir Lexoffice nur wärmstens ans Herz legen. Es macht das Leben so viel einfacher und lässt dich wieder den Fokus auf das legen, was wirklich Spaß macht – nämlich deine Gäste glücklich zu machen.
Wir haben in der Fewo-Community auch andere Tools wie Sevdesk getestet, sind dann aber am Ende umso mehr von Lexoffice überzeugt gewesen.
Falls du noch mehr Details oder Tipps benötigst, schau doch einfach mal in unserer Community vorbei. Dort findest du viele weitere Tipps, Videos und kannst dich mit anderen Gastgebern austauschen.
HIER bekommst du (meist) 50% Rabatt auf die ersten Monate.
Das Abo ist auch monatlich kündbar. Ich empfehle die L-Version. Du kannst aber auch mit einer kleineren starten und dann einfach upgraden.
Meine Erfahrung mit GetMyInvoices: Automatisierung für Ferienwohnungsvermieter
Als Vermieter von Ferienwohnungen kennst du bestimmt die Herausforderung, den Überblick über all die Rechnungen und Belege zu behalten, die jeden Monat eintrudeln. GetMyInvoices hat hier für mich eine kleine Revolution gebracht.
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Automatischer Import von Belegen aus über 6000 Portalen
Das Kernprodukt von GetMyInvoices ist der automatische Import von Belegen aus mehr als 6000 verschiedenen Portalen. Egal ob Airbnb, Booking.com, Amazon, IKEA oder deine Strom- und Internetanbieter – GetMyInvoices kann diese täglich automatisier importieren und sammelt alle Rechnungen zentral an einem Ort.
Das seperate Einloggen in die Portale sowie das manuelle Herunterladen können somit umgangen werden – das spart einige Stunden an Arbeit.
Einfache Weiterleitung von E-Mail-Rechnungen
Ein weiterer Pluspunkt ist, dass man bei GetMyInvoices eine eigene Mail-Adresse bekommt, an welche man alle Belege schicken kann.
Wenn ich eine Rechnung per E-Mail erhalte, schicke ich sie einfach ohne Kommentar direkt an GetMyInvoices. Selbst mit Anhängen funktioniert das reibungslos. Das Tool erfasst die Rechnungsinformationen dann mithilfe von KI und ordnet sie automatisch dem richtigen Lieferanten zu. Das ist schon sehr cool 🙂
Nahtlose Integration mit Lexoffice
Was GetMyInvoices für mich besonders wertvoll macht, ist die nahtlose Integration mit Drittsystemen wie Lexoffice. Von GetMyInvoices aus kann ich alle gesammelten Belege direkt nach Lexoffice übertragen. Und das Beste: Lexoffice erkennt in den meisten Fällen die passende Kontobewegung auf meinem Bankkonto dazu automatisch. Diese Kombination sorgt dafür, dass die Zuordnung der Belege dann wirklich einfach wird – eine riesige Erleichterung!
Direkte Anbindung des Bankkontos
Bei Bedarf kannst du sogar dein Bankkonto direkt an GetMyInvoices anschließen. Dies ist aber in dieser Kombination nicht empfehlenswert, da dies optimal über Lexoffice läuft.
Die perfekte Lösung für die Buchhaltung in der Kurzzeitvermietung
Die Kombination aus GetMyInvoices und Lexoffice ist daher für mich die derzeit beste Lösung, wenn es um die Buchhaltung meiner Ferienwohnungen geht. Dieses System haben wir in „Masterminds“ in unserer Fewo-Community erarbeitet, mithilfe von Entwicklern und viel Ausprobieren. Schließlich nervt uns die Buchhaltunge alle! 🙂
Die beiden Tools ergänzen sich gut und machen den gesamten Prozess von der Belegsammlung bis zur Buchhaltung effizienter und stressfreier. Die Monatsabos der beiden Tools rechnen sich für mich um ein Vielfaches – allein schon wegen des enormen Arbeitsaufwands, den sie mir ersparen, und den Kosten, die ich beim Jahresabschluss spare.
Wenn du also ebenfalls Ferienwohnungen betreibst und dir das Leben leichter machen möchtest, kann ich dir GetMyInvoices nur wärmstens empfehlen. Auch dieses Tool ist monatlich kündbar.
